La communication évènementielle digitalisée

Aussi, en tant que chargé de communication événementielle, vous devez impérativement vous poser la question de la place, du rôle que peuvent jouer le digital et les réseaux sociaux dans votre projet événementiel. Il doit être intégré dans votre approche. Le digital vous permet d’optimiser les retombées de l’évènement et le rendre ainsi toujours plus efficace et impactant.

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Par ailleurs, lorsqu’on organise un événement, l’objectif est bien sûr de marquer les esprits pour promouvoir une marque, une organisation, un produit ou un concept, mais également de réunir un maximum de personnes autour d’une idée, de les faire se rencontrer, échanger sur le sujet, et ce même une fois que l’évènement « live El est terminé.

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Utiliser les réseaux sociaux vous donne un moyen de poursuivre votre évènement. Il devient un « live perpétuel», pour peu que vous ayez de quoi le faire vivre. Employer les réseaux sociaux devient donc un évènement en soi. Aussi, associer Web 2.0 et événementiel est un excellent moyen de répondre aux objectifs d’une marque, de faire parler d’elle et créer du buzz autour d’elle. C’est la raison pour laquelle le Web 2.0 fut, dans un premier temps, principalement utilisé dans le cadre d’événements grand public, en appui d’une campagne de publicité, et/ou afin de toucher des cibles spécifiques.. Chemin faisant, l’événementiel corporate a intégré le digital dans leurs projets événementiels: pour devenir désormais un média tout autant incontournable qu’en B to C.

Le digital dans l’organisation d’un évènement

Comme tout outil, le digital présente des avantages et des inconvénients à leur utilisation.

Les avantages

L’un des avantages les plus notables est la pérennité qu’apporte le digital. Auparavant, les événements étaient ponctuels, éphémères. L’utilisation du Web 2.0 permet de les inscrire dans la durée et ainsi d’obtenir plus de retombées médiatiques et d’attirer davantage de participants. Internet étant un média peu onéreux, il est possible d’intégrer les médias sociaux à l’événementiel pour un coût peu élevé, tout en pouvant profiter de retombées médiatiques intéressantes.

Le digital apporte également la proximité en rendant la marque ou l’organisation proche du consommateur ou du participant. La marque peut cibler les attentes de chacun, personnaliser l’évènement en fonction du consommateur et de sa cible. Il le rend acteur et pas uniquement participant. Le Web 2.0 permet de relayer très largement l’information autour de l’évènement et d’attirer beaucoup plus de personnes qu’il n’en aurait attiré initialement avec des outils de communication traditionnels. Toujours dans l’optique d’inscrire l’évènement dans la durée, le digital permet de créer une véritable communauté. Lorsqu’il s’agit d’un évènement récurent (annuel par exemple), il offre la possibilité de le rendre vivant entre les deux dates et de garder une dynamique, afin qu’à chaque nouvelle opération il y ait de plus en plus de participants, et de plus en plus de communication autour de l’événement. Les réseaux sociaux offrent aussi l’avantage aux personnes n’ayant pas pu se rendre physiquement à l’évènement, de pouvoir néanmoins y participer virtuellement. Cela rend également certains types d’événements plus accessibles et permet ainsi de multiplier les cibles de communication.

Enfin, le digital peut simplifier la tâche des chefs de projets événementiels. Dans un aspect plus pratique, le digital permet de gérer toute une partie de la logistique, en gérant les invitations, les inscriptions, les informations relatives à chaque participant, les relances… De nombreuses applications et solutions sont développées, restez en veille pour être en mesure de trouver et proposer des réponses innovantes et actuelles.

Les inconvénients

L’inconvénient majeur de l’utilisation du Web 2.0 est la difficulté de contrôler l’information. Même dans le cas d’événements particulièrement bien organisé et contrôlés, avec la mise en place d’une véritable stratégie digitale, il y a toujours une part d’inconnu avec Internet. Désormais, l’information circule vite, très vite I Tout comme l’information, l’évènement peut totalement vous échapper et prendre une ampleur considérable. Il est donc très important de contrôler au maximum l’information pour pouvoir en mesurer les retombées, et de correctement travailler votre stratégie digitale en amont de votre évènement.

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