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Pour mener à bien le recouvrement des créances clients, il est souvent primordial de faire une relance. En optant pour la bonne solution, vous bénéficierez d’un gain de temps et d’argent sur vos encaissements. Nous vous dévoilons alors pourquoi il est nécessaire d’automatiser vos relances clients.
L’automation des relances pour avoir une visibilité optimale des factures impayées
L’avantage de choisir une automatisation des relances des factures impayées dans l’entreprise est d’avoir en premier lieu une bonne visibilité des factures qui restent à payer. Vous pourrez par la même occasion faire leur suivi. En effet, en utilisant le bon outil, vous avez la possibilité d’obtenir des rapports de suivi, des analyses des retards et des délais des différents moyens de paiement.
Vous pourrez également vérifier le montant de toutes les factures, les échéances, les soldes dus et les dates de relances que vous avez déjà effectuées et celles qui sont à venir. Vous avez aussi la possibilité de suivre d’une manière particulière les mauvais payeurs. Il est à noter que les tâches qui sont effectuées manuellement sont très difficiles à tracer.
En automatisant vos relances, vous pourrez garder une trace de toutes les actions que vous avez faites et que vous ferez encore. Votre entreprise gagnera donc en visibilité pour optimiser votre trésorerie et pour avoir moins d’argent à l’extérieur. L’automation est aussi un outil très efficace pour la gestion de votre entreprise au quotidien.
Un gain de temps considérable pour les paiements
Avoir une bonne relance client, c’est avoir l’avantage de se faire payer rapidement. C’est dans cette optique que toute entreprise adresse aux débiteurs un message persuasif pour qu’ils payent leurs factures au moment opportun. Pourtant, personnaliser la relance et ensuite respecter le délai exige beaucoup de rigueur et de temps. L’automatisation intervient alors pour vous aider dans vos démarches de relances.
Par ailleurs, il faut préciser que le service comptable parvient en général à relancer 20 % des débiteurs. Les nombreuses tâches dont il doit s’occuper ne lui permettent donc pas de faire toutes les relances des clients dans des conditions favorables. Pourtant, si la relance est mauvaise, elle sera inefficace. Si vous choisissez d’automatiser le processus de relance, vous allégerez les tâches allouées au service comptable. Ce dernier pourra se consacrer sur d’autres tâches et les relances se feront plus facilement et rapidement.
Automatisez vos relances pour bénéficier d’une certaine fiabilité
Avec le nombre important d’échanges d’e-mails qu’il faut effectuer avec les clients, il est certain que tôt ou tard, vous pourrez faire des erreurs d’inattention.
Certes, il y a la particularité de chaque client (particulier, PME, grand compte, TPE, absence de mails, litiges éventuels, promesses de paiements, etc.) et la charge de travail qui sont des facteurs qui rendent le travail difficile et rigoureux. Mais en confiant toutes les tâches liées à vos relances à un logiciel automatisé, vous diminuerez considérablement les risques d’erreur et d’inattention.
Vous bénéficierez de plus de fiabilité et vos activités le ressentiront. En optant pour une procédure systématique, vos débiteurs prendront l’habitude d’être relancés. Au fil du temps, plus ils reçoivent vos relances, plus ils s’habituent aussi à vous payer en priorité. De façon générale, vous réussirez à diminuer les délais d’encaissement.
